¿Cómo ahorrar dinero en tu proceso de empaque y costos de almacenamiento?

Imagina que ya tienes tu producto listo en miles de cajas de cartón personalizadas para hacerlo llegar al mercado, pero el almacenamiento del mismo no ha sido estudiado con precisión debido a que se han centrado en la elaboración y el mercadeo.

El almacenamiento ha sido dejado en segundo plano. No tener en consideración los costos de infraestructura, costos de gestión y costos de operación puede generar pérdidas considerables si este eslabón de la cadena de venta no se encuentra bien delimitado. A continuación te hablaremos sobre cada aspecto del mismo y como superar sus obstáculos.

Contenidos de este artículo:
Costos de infraestructura
Costos de gestión
Costos de operación
Costos ligados al transporte
Costo de personal
Software de gestión del almacén
Otros importes no evidentes
El reto de minimizar costos en un entorno logístico complejo

Costos de infraestructura

La inversión que se efectúa en esta fase son gastos fijos ya que están determinados por el espacio físico donde se almacena las existencias. 

• Alquiler y/o pagos: Este costo obedecerá a si el depósito está en posesión de la empresa o se encuentra alquilado a un tercero.
  
• Empréstito: Manifiesta el capital invertido para ejecutar la inversión.
• Sostenimiento y reparación de la infraestructura: Implica pintura, medidas de aislamiento y mejoras de todo tipo en la edificación.
• Seguros: Toda empresa está en la obligación de proteger la edificación del almacén ante incidentes o incendios, inundaciones, sismos, etc.
• Impuestos: Otro de los renglones de inversión ineludibles en cualquier país.

Un control exhaustivo, encaminado a disminuir los desperdicios y brindar mantenimiento a la infraestructura siempre trae como resultado ahorros formidables para la empresa.

Costos de gestión

Algunos son fijos y otros varían. Están enmarcados en los costos destinados a la gerencia del almacén, sin incluir las existencias. Incluye aquellos gastos indirectos como la Seguridad Social, material de oficina y servicios de agua, embalajes, energía, calefacción, internet o servicio de limpieza. En algunas empresas, por ejemplo la alimenticia, pueden requerir de bodegas refrigeradas, lo que hace necesario controlar el costo energético.

Costos de operación

Relacionados a la manipulación de la mercadería. Aquí se incluye el personal que labora en el transporte y almacenamiento de los productos, gastos de manutención de los equipos, seguros, expendios por obsolescencia cuando acaba la vida útil de parte de las existencias y mejoras en la capacidad de la bodega.

Costos ligados al transporte

Supone un gasto de dinero significativo. La cadena de transporte de materias primas o mercancías es un desafío perenne para la optimización de costos debido a que en él intervienen factores imposibles de manejar como el aumento de precio de la gasolina, accidentes de tránsito, entre otros. 

El método de disposición de los pedidos y la optimización de tiempo de entrega son otros elementos que generan confianza y aseguran un retorno rápido de la inversión.

Para contrarrestar esta variabilidad, las tendencias actuales están priorizando la consolidación de mercancías, la organización de rutas y el uso de vehículos industriales más eficientes.

Costo de personal

Son los salarios de los trabajadores comprometidos en el movimiento del almacén, es decir: sueldos, seguridad social, uniformes, extras por rendimiento. Estos costos oscilan si se considera la mano de obra temporal para ciclos de alta actividad.

Software de gestión del almacén

A pesar de que no se trata de un elemento tangible, el software requiere una inversión intrínsecamente ligada al funcionamiento del almacén.

Otros importes no evidentes

Podríamos decir que son producto de la ineficiencia o los imprevistos en la logística. Algunos ejemplos de ello son los siguientes:

• Rompimientos de stock: La inexistencia de cajas de cartón para empaque en un momento concreto tiene un valor directo, pero la pérdida de imagen o de fidelidad a la marca es más complicado de calcular.
• Daños en cajas de cartón y mercancía por manipulación inadecuada. 
• Descuadres en el inventario: Puede darse por robos o faltas en la gestión de la información.
• Obsolescencia de los productos acumulados a los que no se les proporciona salida comercial.
  
  

Descripciones para tus empaques y materiales de embalaje

Al momento de elaborar el empaque con las especificaciones del embalaje en las cajas de cartón impresas se detallan en las mismas las condiciones de resguardo y manipulación. 

Estas consideraciones previamente definidas del envase y embalaje, disminuyen el peligro de errores costosos en la distribución, además de reducir la basura originada por desperdicios gracias a una intervención de calidad más eficaz. 

Pero existen otros costos que se derivan de roturas, daños o registros equivocados de las mercancías. Una correcta logística permite reducir costos y por lo tanto, aumentar los beneficios. Veamos ahora en detalle lo que significa cada uno de ellos:

Cantidad de productos y cuantía por cada referencia

Tu estudio de almacenamiento no será organizado de la misma manera si tienes una gran variedad de productos, o un solo producto en diversas unidades. 

Es de gran importancia si cada uno conserva certificados distintos y requiere poseer un registro de cada uno.

Tamaño de los artículos

El tamaño de cada producto interviene directamente en el tamaño de cajas de cartón a la medida, así como en su espacio de almacenamiento o si necesita plataformas grandes o pequeñas. 

Lo mismo acontece con la maquinaria para mover las cajas de cartón, para lograr la mayor eficiencia se debe igualar en medida de lo posible las unidades de carga.

Productos disponibles y época de demanda

Si se mantiene un producto por muy largo tiempo puede incrementar su costo de almacén debido a que existe la posibilidad de que las cajas de cartón personalizadas se deterioren por agentes externos. Además si tu producto se vende por épocas determinadas es necesario tener en cuenta los cambios en el stock para un mejor flujo de venta y protección de la mercancía.

Tomando en consideración las siguientes variables, los más comunes e importantes son los siguientes:

• Cantidad de productos almacenados en sus cajas de cartón personalizadas y el volumen por referencias.
• Las longitudes de cajas de cartón a la medida. 
• El tipo de solicitud.
• El método de elaboración de los pedidos y la optimización de período para la entrega, recursos y espacio.
  
  

Preparación de pedidos

Se refiere a la manera en que se dispone las cajas de cartón con los productos solicitados por los clientes que serán enviados en un mismo pedido, los equipos requeridos para recoger y trasladar las cargas, además del tipo de soporte resistente reservado para amontonar, almacenar y preservar las mercancías (estantería) que se llevará al mercado. 

La forma de gestionar los pedidos hace caer la balanza de manera directa en la disposición de la mercancía en el almacén, pero también en los equipos requeridos para acoplar y trasladar cajas de cartón impresas, con sus productos, así como el tipo de estanterías que se debe instalar. Por lo que hay que tener en cuenta:

• La altura del depósito: Posibilita aumentar la capacidad de almacenamiento, pero manejar cargas dispuestas a gran altura es más caro por el tiempo que se tarda en las operaciones y costos de la maquinaria.
• Procedimientos de auxilio a la elaboración de pedidos: Máquinas de embalaje que se utilizan para empaquetar, enfajar los productos y compactar la carga o con dispositivos que posibiliten la recogida y mezcla de cargas no unitarias para atender el pedido de un cliente. Estas acciones y maquinarias incrementarán la productividad de cada fase para el transporte y selección de la mercancía.
  
  

Establecimiento del almacén

El territorio donde se coloque también influirá en los costos del almacén por la distancia, cercanía a los potenciales clientes u otros factores. A esto hay que sumar los relacionados con reparaciones y mantenimiento de los equipos, como la inspección técnica de estanterías, las amortizaciones de los equipos y costos de alquiler.

Conocer y vigilar los importes de almacenamiento es trascendental para una eficiente operación y adopción de medidas para mejorar o reducir gastos y, en consecuencia, acrecentar los beneficios.

El reto de minimizar costos en un entorno logístico complejo

Dominar los costos logísticos es una labor complicada que debe ejecutarse desde un punto de vista global. Porque se puede menguar costos, por un lado, pero en otro punto, la cadena de suministro aumentará. Por ejemplo, puede que resulte más provechoso obtener mejores precios al comprar en grandes volúmenes, pero este incremento de stock aumentará el precio de almacenamiento y mantenimiento por otro lado.

Estudiar cómo se relacionan las variables de logística de almacenamiento, transporte y venta es el primer paso para conocer cómo disminuir los costos, uno de los puntos más importantes en la optimización de la cadena de suministro.

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